Zde najdeš návod na vyplnění knihy jízd, vyúčtování cestovních náhrad či drobných vydání apod.

KNIHY JÍZD

Knihu jízd musí vyplňovat každý zaměstnanec, který používá firemní vozidlo ke služebním účelům, popř. k soukromým jízdám k tomu musí mít písemný souhlas zaměstnavatele.

  • Najdeš ji na:G:\Standoxup\Knihy jízd\
  • Způsob vyplňování je jednoduchý: pro každý měsíc je v uvedeném souboru předvyplněný samostatný list. Jednotlivé listy jsou vzájemně propojené, konečné stavy počítadla kilometrů a zůstatku paliva v nádrži se automaticky převáději do počátečních stavů. Uskutečněné jízd se podle data vpisují do příslušných řádků (uvádí se místa, popř. také zákazníci). Do sloupce "Ujeto celkem" se zapisuje celkový nájezd km za příslušný den. Obdobně se zapisujetankování (litry, Kč, místo) a ostatní výdaje (např. myčka, proovzní kapaliny). V případě nájezdu soukromých kilometrů se tento údaj zapisuje do sloupce "z toho soukromě" a o stejnou hodnotu se zvýší - ujeto celkem. V levém spodním rohu je ještě potřeba doplnit množství paliva v nádrži na konci měsíce.

 

Dále tě poprosíme, abys dodržoval následující: 

  • Vytištěnou knihu jízd je potřeba podepsat a předložit přímému nadřízenému ke schválení. Schválenou KJ poté doruč do sekretariátu (3. patro u asistentky vedení) nejpozději do 5. kalendářního dne do 12,00 hod. následujícího měsíce.
  • Pokud jsi palivo hradil jinak než pomocí tankovací karty (hotově nebo kartou), je potřeba ke KJ připojit kopii dokladu. V případě  hrazení paliva tankovací kartou, slouží doklady o uhrazení pouze tobě a předkládat je nemusíš. 
  • Nezapomeň dodržovat zásadu, že každá tankovací karta je vydána pouze pro danou SPZ.

V případě, že si potřebuješ vypůjčit vůz z půjčovny například z důvodu havárie, opravy, nebo servisu, je potřeba si vždy tento požadavek dopředně odsouhlasit s provozně technickým manažerem - BedřichemCacákem. Pro vypůjčený vůz je vystavena samostatná kniha jízd. Pro její vytvoření je potřeba zaslat asistentce vedení, finančnímu řediteli a provozně technickému manažerovi následující údaje: jméno a příjmení řidiče, typ vozu, SPZ, typ paliva, počáteční stav kilometrů a paliva a konečný stav kilometrů a paliva a to na emailovou adresu: ejarosova@servind.com, a v kopii na dmeier@servind.com a bcacak@servind.com.

VYÚČTOVÁNÍ CESTOVNÍCH NÁHRAD

  • Formulář najdeš na: G:\Standoxup\ISO 9001 a 14001\Formuláře\SE-40 Cestovní příkaz-TU,ZA pod názvem  SE-40 Cestovní příkaz-TU,ZA
  • Základní pravidla:

Před zahájením každé pracovní cesty je třeba správně vyplnit cestovní příkaz a nechat si jej schválit nadřízeným. V souladu s pracovní instrukcí PI-03 (Postupy při poskytování a vyúčtovávání finančních záloh) tuzemské SC schvaluje ředitel/ manažer příslušného úseku a zahraniční SC výhradně ředitel společnosti. V obou případech je zaměstnanec povinen předložit vyúčtování do 5 pracovních dnů.  Soubor Cestovní příkaz - TU, ZA obsahuje formuláře jak pro vyúčtování tuzemské pracovní cesty, tak zahraniční.

Záložka TU - tuzemský cestovní příkaz: je potřeba vyplnit veškerá podstatná pole, především uvést jméno a příjmení, osobní číslo, místo a účel jednání, schválený způsob přepravy, případně výši zálohy a nechat si SC schválit. Po uskutečnění SC doplnit údaje o čase a místě zahájení, resp. ukončení a údaje o spolucestujících, provést vyúčtování a opět nechat potvrdit nadřízeným. Pro správné finanční vypořádání je potřeba uvést zda, kdy a v jakém rozsahu byla bezplatně poskytnuta strava. Na zadní straně formuláře je potřeba rozepsat SC do jednotlivých dní (kdy probíhala přeprava) a doplnit požadované údaje (datum, příjezdy a odjezdy s uvedením času, použitý dopravní prostředek a uvést veškeré náklady související se SC (jízdenky, nocležné a další relevantní náklady). Vyplnění výše stravného, v případě poskytnuté bezplatné stravy také jeho krácení, musí být v souladu s Vnitřním předpisem zaměstnavatele o poskytování cestovních náhrad. Pokud byla poskytnuta finanční záloha nebo byly některé výdaje hrazeny firemní platební kartou, je celkové vyúčtování o tyto částky opraveno (sníženo). Vyplněný, potvrzený a zaměstnancem podepsaný formulář cestovního příkazu spolu s originály dokladů předložit v pokladně k zúčtování.

 Záložka ZA -  zahraniční cestovní příkaz: princip žádosti o schválení konání SC popř. finanční zálohy, termíny pro vyúčtování jsou totožné s tuzemskou SC. Odlišnost spočívá v nutnosti oddělit část SC trvající na území ČR a zahraniční část. Pro vyúčtování tuzemské části platí předchozí odstavec, pro vyúčtování zahraniční opět platí Vnitřní předpis zaměstnavatele o poskytování cestovních náhrad. Jeho součástí je také přehled výše sazeb stravného v cizích měnách.  Výše stravného podle délky trvání zahraniční SC i jeho případného krácení je rovněž uvedena ve zmíněném předpise.

VYÚČTOVÁNÍ DROBNÝCH VYDÁNÍ

 

  • Formulář najdeš na: G:\Standoxup\ISO 9001 a 14001\Formuláře\SE-58 Vyúčtování drobných výdajů pod názvem E-58 Vyúčtování drobných výdajů.xlsx
  • Základní pravidla: 

Na formuláři lze vyúčtovat buďto výdaje hrazené hotově nebo firemní platební kartou, v případě, že je zaměstnanci schválena. Volba se provádí zaškrtnutím příslušného okénka v pravém horním rohu.

Formulář je podélně rozdělen do dvou bloků, v horním se vyúčtovávají běžné provozní výdaje (vyplňují se pouze 3 sloupce, tj. počet dokladů, Celkem Kč a měna) a v dolním výdaje na reprezentaci (vyplňují se veškeré předepsané sloupce). Veškeré předepsané vydání musí být doloženy originálními pokladními doklady a účtenkami. V případě reprevýdajů, pokud to lze, je potřeba doložit detailní konzumaci, nikoli jen doklad s textem občerstvení apod. Zaměstnanec je oprávněn si nárokovat proplacení (platí i pro vyúčtování firemní platební karty) pouze do kumulativní výše stanovené a schválené pro daný rok. Je povinností zaměstnance kontrolovat zbývající výši a nepřekročit schválený limit.

Pokud byla poskytnuta záloha, která je zúčtovávána, je potřeba tento fakt uvést textovou poznámkou.

Pokud se vyúčtovává nákup paliva, je potřeba uvést SPZ vozu, popř. dodatkovou informaci, že se jedná o náhradní vozidlo. Kopii dokladu přiložit ke knize jízd.

Doklad musí být schválen přímým nadřízeným, následně finančním útvarem a předložen do pokladny k zúčtování.

Vyúčtování je prováděno průběžně, v odůvodněných případech nejpozději do konce následujícího měsíce po datu uskutečnění výdaje. Po této lhůtě už nebude možno výdaj proplatit.

Do začátku však pamatuj, že například úhrada výpisu ze zdravotní dokumentace, který ti sloužil pro vstupní lékařskou prohlídku, ti bude vyplacen po zkušební době právě na základě tohoto formuláře. 

VYÚČTOVÁNÍ MOBILNÍCH SLUŽEB (SLUŽBY TŘETÍCH STRAN)

V případě, že máš služební telefon, nezapomeň prosím, že služby třetích stran jsou zpoplatněny – tj. kdybys například hlasoval v nějaké televizní soutěží z firemního čísla nebo posílal DMSky (dárcovské sms). V případě, že těchto služeb třetích stran využiješ, bude tě kontaktovat naše účetní oddělení, ohledně úhrady dlužné částky. Volání a SMS jsou po ČR neomezené.

Pokud by ses chtěl podívat na svůj mobilní výpis (služebního čísla), obrať se prosím na IT oddělení, kde ti vystaví detailní výpis za tři měsíce zpětně. Případně na hlavní účetní, pokud bys potřeboval výpis starší.

POSKYTOVÁNÍ ZÁLOH A JEJICH ÚČTOVÁNÍ

  • Formlář najdeš na:G:\Standoxup\ISO 9001 a 14001\Formuláře\ SE-36 Žádanka k poskytnutí finanční zálohy
  • Postupy pod pracovními instrukcemi:PI-03 Postupy při poskytování a vyúčtování finančních záloh a PI-04 Postupy při schvalování potřeby na pohoštění nebo dar z prostředků společnosti
  • Základní pravidla:

Platí povinnost vyúčtovat finanční zálohy do 5 – ti dnů po uskutečnění výdaje, resp. po uskutečnění důvodu uvedeného v žádosti (ukončení služební cesty, provedení nákupu).

Trvalé dlouhodobé zálohy platí po dobu příslušného kalendářního roku.  Nejpozději k datu 31. 12. musí být zúčtovány (vráceny) do pokladny.

Záloha poskytnutá na:

Schvaluje:

Zastupuje:

Pohoštění nebo dar

Ředitel

Obchodní nebo finanční ř.

Ubytování pro školení

Obchodní ředitel

Finanční ředitel

Obchodní zboží

Obchodní ředitel

Finanční ředitel

Režijní materiál GT

Finanční ředitel

ředitel

Drobný spotřební režijní materiál

Finanční ředitel

ředitel

Dlouhodobá záloha

Ředitel

xxx

Nastavení soukromí a cookies 🍪

Webové stránky používají k poskytování služeb, personalizaci reklam a analýze návštěvnosti soubory cookies.

 

Následující volbou souhlasíte s našimi zásady ochrany osobních údajů a cookies. Svá nastavení můžete kdykoli změnit.